为加强采购与招投标工作的档案管理，保证采购项目档案的系统性、完整性，根据《普通高等学校档案管理办法》《安徽省政府采购项目档案管理暂行办法》等有关规定，结合工作实际，制定本办法。

第一条 本办法所指采购项目档案是指在学校招标与采购活动中直接形成的具有保存价值的文字、数字、图纸、图表、声像等各种载体的文件材料及配套的电子文档。

第二条 本办法适用于学校集中采购限额以上的各类招标与采购项目档案的管理。

第三条 招投标管理中心负责移交学校档案管理部门之前的项目采购档案立卷、归档、保管、查阅等工作，档案管理工作接受学校档案管理部门的指导、监督、检查。

第四条 采购项目归档材料限以下内容，具体归档内容由项目类型和采购方式决定。

（一）项目立项申请报告、立项批文或审批文件等；

（二）采购项目申请表、采购需求表和相关附件；

（三）采购项目经费预算表；

（四）采购任务申请表；

（五）采购文件确认资料；

（六）业主代表推荐表和介绍信复印件；

（七）采购工作的重大决议及会议纪要；

（八）采购工作中各部门之间的流转表格；

（九）采购备案表及附件资料；

（十）采购代理委托合同、授权委托书及采购代理项目组组成人员情况表；

（十一）各类采购论证意见和公开证明；

（十二）政府采购意向公示证明；

（十三）采购委托确认书；

（十四）采购公告或投标邀请书；

（十五）采购文件以及采购文件的澄清或修改文件；

（十六）投标、开标、评标资料；

（十七）业主评委备案表，专家评委抽取、通知记录表；

（十八）中标（成交）结果公示表；

（十九）中标（成交）通知书；

（二十）履约保证金交纳证明、退还申请和审批表；

（二十一）采购合同、追加合同；

（二十二）项目采购代理评价意见表；

（二十三）项目招标投标合同备案表；

（二十四）项目招标投标监督情况记录表；

（二十五）项目质疑答复、投诉处理记录。

（二十六）其他需要存档的资料。

第五条 采购项目档案作为反映采购活动的真实记录，有重要的凭证作用，其内容必须准确、齐全完整，并能真实反映招标与采购活动内容。任何工作人员不得伪造、变造、隐匿或者销毁，也不得占为己有或拒绝归档。

第六条 项目档案管理由专人负责，档案管理人员应遵守档案管理的有关法律、法规和规章制度。在收到归档的采购资料后，应及时做好材料复核、立卷、整理和集中管理工作。档案管理人员离开工作岗位前，应及时清理有关档案资料，整理归档并办理交接手续，不得擅自处理或带走。

第七条 招标与采购过程中产生的各类文件资料由项目承办人及时收集、整理和保存，项目结束时应及时要求采购代理机构移交项目采购档案，将收集齐全的文件材料移交至档案管理人员。项目承办人发生变更时，应做好交接工作。

第八条 项目承办人应做好各类采购项目电子档案的安全存储和保密工作，项目承办人离开工作岗位之前，应全部移交自己经办的所有采购项目的电子档案，个人不得留存和备份。

第九条 借阅、复印档案须经中心负责人批准。未经允许，任何工作人员不得擅自出借、复印、传播各类形式的项目采购档案，档案借阅、复印前应列出清单并做好登记和签字，借阅的档案经办人负责要按期如数收回。

第十条 违反采购项目档案管理规定，给学校、供应商或个人造成损失或致他人不当得利的，或违反有关政策和规定造成不良影响的，责任由相关责任人承担。

第十一条 本办法自印发之日起施行。